Définition de la procuration

Qu’est-ce qu’une procuration ?

Une procuration est un document juridique donnant à une personne (l’agent ou le mandataire) le pouvoir d’agir pour une autre personne (le mandant). L’agent peut disposer d’un pouvoir juridique étendu ou d’un pouvoir limité pour prendre des décisions juridiques concernant les biens, les finances ou les soins médicaux du mandant. La procuration est fréquemment utilisée en cas de maladie ou d’invalidité du mandant, ou lorsque ce dernier ne peut pas être présent pour signer les documents juridiques nécessaires aux transactions financières.

Une procuration peut prendre fin pour un certain nombre de raisons, comme le décès du mandant, sa révocation, son annulation par un tribunal, le divorce de son conjoint, qui se trouve être l’agent, ou le fait que l’agent ne peut plus assumer les responsabilités décrites.

Les contrats d’engagement de dépenses classiques expirent lorsque le créateur est frappé d’incapacité, mais un « contrat d’engagement de dépenses durable » reste en vigueur pour permettre à l’agent de gérer les affaires du créateur, et un « contrat d’engagement de dépenses initial » n’entre en vigueur que si et lorsque le créateur du contrat d’engagement de dépenses est frappé d’incapacité. Un contrat d’engagement médical ou de soins de santé permet à un agent de prendre des décisions médicales au nom d’une personne frappée d’incapacité.

Points clés à retenir

Une procuration est un document juridique qui donne à une personne, l’agent ou le mandataire, le pouvoir d’agir pour une autre personne, le mandant.
L’agent peut disposer d’un pouvoir juridique étendu ou d’un pouvoir limité pour prendre des décisions concernant les biens, les finances ou les soins médicaux du mandant.
La procuration est souvent utilisée lorsqu’un mandant tombe malade ou devient invalide, ou lorsqu’il ne peut pas être présent pour signer les documents juridiques nécessaires aux transactions financières.

Comprendre la procuration

Une procuration doit être envisagée lors de la planification des soins de longue durée. Il existe différents types de procurations qui relèvent soit d’une procuration générale, soit d’une procuration limitée.

Une procuration générale agit au nom du mandant dans tous les domaines, comme le permet l’État. Le mandataire dans le cadre d’un accord de procuration générale peut être autorisé à s’occuper de questions telles que la gestion des comptes bancaires, la signature de chèques, la vente de biens et d’actifs comme les actions, la déclaration d’impôts, etc.

Une procuration limitée donne à l’agent le pouvoir d’agir au nom du mandant dans des affaires ou des événements spécifiques. Par exemple, le mandat limité peut indiquer explicitement que l’agent n’est autorisé à gérer que les comptes de retraite du mandant. Une procuration limitée peut également être limitée à une période de temps spécifique (par exemple, si le mandant sera hors du pays pendant, disons, deux ans).

La plupart des procurations permettent à un agent de représenter le mandant pour toutes les questions financières et patrimoniales, à condition que l’état d’esprit du mandant soit bon. Si une situation se produit dans laquelle le mandant devient incapable de prendre des décisions pour lui-même, le contrat de mandat prend automatiquement fin. Toutefois, une personne qui souhaite que le contrat de mandat reste en vigueur après la détérioration de son état de santé devra signer une procuration durable (DPOA).

Une personne désignée comme mandataire n’est pas nécessairement un mandataire. Il peut simplement s’agir d’un membre de la famille, d’un ami ou d’une connaissance en qui l’on a confiance.

Comprendre la procuration durable (DPOA)

La procuration durable (DPOA) permet de garder le contrôle de certaines questions juridiques, patrimoniales ou financières spécifiquement définies dans le contrat, même lorsque le mandant est frappé d’incapacité mentale. Bien qu’une procuration permanente puisse payer les factures médicales au nom du mandant, l’agent durable ne peut pas prendre de décisions relatives à la santé du mandant (par exemple, le fait de retirer le mandant du système de maintien des fonctions vitales n’est pas du ressort d’une procuration permanente).

Le mandant peut signer une procuration durable pour les soins de santé, ou procuration pour les soins de santé (HCPA), s’il souhaite qu’un agent ait le pouvoir de prendre des décisions relatives à la santé. Ce document, également appelé procuration en matière de soins de santé, décrit le consentement du mandant à donner à l’agent des privilèges de procuration en matière de soins de santé en cas de problème médical malheureux. Le mandataire durable pour les soins de santé est légalement tenu de superviser les décisions relatives aux soins médicaux au nom du mandant.

Un autre type d’APD est la procuration durable pour les finances, ou simplement une procuration financière. Ce document permet à un mandataire de gérer les affaires commerciales et financières du mandant, comme la signature de chèques, le dépôt des déclarations fiscales, l’envoi et le dépôt des chèques de la sécurité sociale et la gestion des comptes d’investissement, au cas où ce dernier ne serait plus en mesure de comprendre ou de prendre des décisions. Dans la mesure où le contrat stipule que l’agent est responsable, celui-ci doit exécuter les souhaits du mandant au mieux de ses capacités.

Lorsque l’agent agit pour le compte du mandant en prenant des décisions d’investissement par l’intermédiaire du courtier ou des décisions médicales par l’intermédiaire du professionnel de la santé, les deux institutions demanderaient à voir le DPOA. Bien que le DPOA pour les questions médicales et financières puisse être un seul document, il est bon d’avoir un DPOA séparé pour les soins de santé et les finances. Étant donné que l’ordonnance de paiement pour les soins de santé contiendra les informations médicales personnelles du donneur d’ordre, il serait inapproprié que le courtier les ait en sa possession, et les professionnels de la santé n’ont pas non plus besoin de connaître la situation financière du patient.

Les conditions pour lesquelles un mandat d’arrêt durable peut être actif sont fixées dans un document appelé « procuration de printemps ». Le pouvoir de déclenchement définit le type d’événement ou le niveau d’incapacité qui doit survenir avant que le pouvoir de déclenchement ne prenne effet. Une procuration peut rester en sommeil jusqu’à ce qu’un événement négatif pour la santé l’active en vue d’un APD.

Comment fonctionne la procuration

Vous pouvez acheter ou télécharger un modèle de procuration. Si vous le faites, assurez-vous qu’il s’agit d’un modèle pour votre État, car les exigences diffèrent. Toutefois, ce document peut être trop important pour que vous puissiez vous fier à la possibilité d’obtenir le bon formulaire et de le manipuler correctement.

Une meilleure façon d’entamer le processus d’établissement d’une procuration est de trouver un avocat spécialisé dans le droit de la famille dans votre État. Si les frais d’avocat sont trop élevés pour vous, il existe des bureaux de services juridiques dotés d’avocats agréés dans pratiquement toutes les régions des États-Unis. Visitez le site web de la Legal Services Corporation, qui dispose d’une fonction de recherche « Find Legal Aid ». Les clients qui remplissent les conditions requises recevront une assistance gratuite (pro bono).

De nombreux États exigent que la signature du mandant (la personne qui initie le POA) soit notariée. Certains États exigent également que les signatures des témoins soient notariées.

Les conditions suivantes s’appliquent de manière générale, à l’échelle nationale, et toute personne qui doit créer un POA doit en être informée :

Il n’existe pas de formulaire standard pour les 50 États ; la législation et les procédures varient d’un État à l’autre
Tous les États acceptent une certaine version de la procuration durable

Quelques pouvoirs clés ne peuvent être délégués. Il s’agit notamment du pouvoir de faire ce qui suit :

Faire, modifier ou révoquer un testament
Contracter un mariage dans la plupart des États, bien qu’une poignée d’États l’autorise
Vote (mais le tuteur peut demander un bulletin de vote au nom du mandant)

Bien que les détails puissent varier, les règles suivantes s’appliquent d’un océan à l’autre :

Mettre par écrit

Bien que certaines régions du pays acceptent les procurations orales, les instructions verbales ne peuvent pas remplacer de manière fiable l’énoncé mot à mot sur papier de chacune des procurations accordées à votre agent. La clarté de l’écrit permet d’éviter les arguments et la confusion.

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Utiliser le format approprié

Il existe de nombreuses variantes de formulaires de procuration. Certains procurations sont de courte durée, d’autres sont censées durer jusqu’à la mort. Décidez des pouvoirs que vous souhaitez accorder et préparez une procuration spécifique à ce désir. La procuration doit également satisfaire aux exigences de votre État. Pour trouver un formulaire qui sera accepté par un tribunal de l’État dans lequel vous vivez, effectuez une recherche sur Internet, consultez un magasin de fournitures de bureau ou demandez à un professionnel local de l’immobilier de vous aider. La meilleure solution est de faire appel à un avocat.

Identifier les parties

Le terme utilisé pour désigner la personne qui accorde le POA est le « principal ». La personne qui reçoit la procuration est appelée « agent » ou « mandataire ». Vérifiez si votre État exige que vous utilisiez une terminologie spécifique.

Déléguer les pouvoirs

Un PA peut être aussi large ou aussi limité que le principal le souhaite. Cependant, chacun des pouvoirs accordés doit être clair, même si le mandant accorde au mandataire un « pouvoir général ». En d’autres termes, le mandant ne peut pas accorder un pouvoir général tel que « je délègue tout ce qui a trait à ma vie ».

Préciser la durabilité

Dans la plupart des États, une procuration prend fin si le mandant est frappé d’incapacité. Dans ce cas, la seule façon pour un mandataire de conserver ses pouvoirs est que le mandat ait été rédigé avec une indication qu’il est « durable », une désignation qui le fait durer toute la vie du mandant, à moins que celui-ci ne le révoque.

Notariser le POA

De nombreux États exigent que les procurations soient notariées. Même dans les États qui ne le font pas, il est potentiellement beaucoup plus facile pour l’agent si le document porte le sceau et la signature d’un notaire.

Enregistrez-le

Toutes les procurations ne doivent pas être enregistrées formellement par le comté pour être légales. Mais l’enregistrement est une pratique courante pour de nombreux planificateurs successoraux et pour les personnes qui veulent créer un document attestant de son existence.

Le déposer

Certains États exigent que des types spécifiques de POA soient déposés auprès d’un tribunal ou d’un bureau gouvernemental avant de pouvoir être validés. Par exemple, l’Ohio exige que tout POA utilisé pour accorder aux grands-parents la tutelle sur un enfant soit déposé auprès du tribunal pour mineurs. Il exige également qu’un POA qui transfère un bien immobilier soit enregistré par le comté dans lequel le bien est situé.

Choix d’une procuration

Tout comme l’acte de propriété de votre maison ou de votre voiture, un POA confère une autorité et une responsabilité immenses en matière de propriété. Il s’agit littéralement d’une question de vie ou de mort dans le cas d’un POA médical. Et vous pourriez vous retrouver confronté à une privation financière ou à la faillite si vous vous retrouvez avec un P.O. durable mal géré ou maltraité. C’est pourquoi vous devez choisir votre agent avec le plus grand soin pour que vos souhaits soient réalisés dans toute la mesure du possible.

Il est essentiel de nommer une personne qui soit à la fois digne de confiance et capable de vous servir d’agent. Cette personne agira avec la même autorité juridique que vous, de sorte que toute erreur commise par votre agent peut être très difficile à corriger. Pire encore, selon l’étendue des pouvoirs que vous accordez, il peut y avoir un dangereux potentiel d’auto-négociation. Un agent peut avoir accès à vos comptes bancaires, le pouvoir de faire des dons et de transférer vos fonds, et la possibilité de vendre votre propriété.

Votre agent peut être tout adulte compétent, y compris un professionnel tel qu’un avocat, un comptable ou un banquier. Mais votre agent peut aussi être un membre de votre famille, comme un conjoint, un enfant adulte ou un autre parent. En désignant un membre de votre famille comme votre agent, vous économisez les honoraires qu’un professionnel exigerait et vous pouvez également garder des informations confidentielles sur vos finances et d’autres affaires privées « dans la famille ».

Désignation d’enfants comme mandataires

Les parents qui créent des POA choisissent très souvent des enfants adultes pour leur servir d’agents. Par rapport à la désignation de son conjoint comme agent, la jeunesse relative de l’enfant est un avantage lorsque le but du PA est de soulager un parent vieillissant de la charge de gérer les détails des affaires financières et d’investissement ou d’assurer la gestion des affaires d’un parent vieillissant en cas d’incapacité de ce dernier.

Dans ces cas, un conjoint désigné comme agent et ayant presque le même âge que la personne qui a créé le POA peut en venir à subir les mêmes débilités qui ont conduit le créateur du POA à le créer, allant à l’encontre de son objectif. Lorsque l’enfant est honnête, capable et respecte les désirs du parent, cela peut être le meilleur choix pour un POA.

Lorsqu’il y a plus d’un enfant, les parents peuvent avoir du mal à décider qui choisir pour le rôle de l’agent. Ce n’est pas une décision à prendre à la légère. L’agent désigné dans le cadre de votre contrat d’agence agit sous votre autorité, de sorte que les erreurs financières coûteuses résultant d’une négligence ou d’un manque de compréhension financière peuvent être impossibles à réparer. Il en va de même pour les actes qui créent un conflit interfamilial en favorisant certains membres par rapport à d’autres.

Pire encore, lorsqu’il est livré entre de mauvaises mains, un POA peut créer un véritable « permis de voler », donnant à votre agent l’accès à vos comptes bancaires et la possibilité de dépenser votre argent et de prendre de nombreuses autres mesures illégales.

Les enfants ont des caractères, des compétences et des circonstances différentes, et une sélection judicieuse des enfants en tant qu’agents et des pouvoirs qui leur sont conférés peut permettre d’éviter ces dangers. La bonne nouvelle est que vous pouvez avoir plusieurs POA qui nomment des agents distincts et les personnaliser en fonction des compétences, du tempérament et de la capacité de chaque enfant à agir en votre nom.

Tenez compte de ces trois facteurs clés lorsque vous choisissez l’enfant auquel vous voulez conférer des pouvoirs importants dans le cadre d’un programme d’action :

Lafiabilité: C’est le trait le plus important de tout agent nommé dans le cadre d’un POA. Elle comprend non seulement l’honnêteté, mais aussi la fiabilité dans l’exécution des tâches qui nécessitent une attention régulière, de la gestion d’un portefeuille d’investissement au paiement des factures, et la diligence à agir selon vos souhaits.
Capacités de chaque enfant: Les capacités spécifiques des différents enfants peuvent les rendre plus aptes à assumer des rôles particuliers dans la gestion de vos affaires financières. Vous pouvez utiliser des contrats d’association « limités » pour donner à différents enfants des pouvoirs définis et limités sur différents aspects de vos finances. Il peut s’agir des éléments suivants :
la gestion des dépenses quotidiennes de la famille
Recevoir des revenus et payer des dépenses liées à un bien immobilier
Contrôle d’un portefeuille financier
Gestion des assurances et des rentes
Diriger la petite entreprise familiale
Agents multiples: Plusieurs agents peuvent être nommés par un agent d’exécution, soit avec le pouvoir d’agir séparément, soit avec l’obligation d’agir conjointement. Avoir deux enfants séparément autorisés à gérer les affaires courantes peut être une commodité si l’un d’eux n’est pas disponible pour une raison quelconque, tandis que le fait d’exiger que deux personnes s’entendent sur des actions majeures comme la vente d’une maison peut garantir l’accord de la famille sur des décisions importantes.

Supposons qu’un des enfants soit un expert financier très occupé vivant dans une ville éloignée, tandis qu’un autre travaille à temps partiel et vit à proximité. Vous pouvez disposer d’un contrat d’entreprise qui désigne le premier pour gérer votre portefeuille d’investissement et un autre qui désigne le second pour gérer vos dépenses quotidiennes et payer vos factures mensuelles.

Mais la désignation de plusieurs agents peut poser des problèmes en cas de litige entre eux. Par exemple, si deux enfants sont tenus d’agir conjointement pour gérer un compte d’investissement mais ne s’entendent pas sur la manière de le faire, celui-ci peut être effectivement gelé. Par conséquent, lorsque vous choisissez deux enfants pour agir conjointement en tant qu’agents dans le cadre d’un contrat d’investissement, assurez-vous qu’ils ont non seulement les compétences nécessaires pour cette tâche, mais aussi la personnalité nécessaire pour coopérer.

Risques liés à la désignation d’un enfant comme mandataire

Les erreurs – et pire encore, les actes d’auto-négociation – commis par votre agent peuvent être extrêmement coûteux. C’est particulièrement vrai dans le cas d’un mandat d’arrêt durable qui vous donne un large contrôle sur vos affaires pendant une période d’incapacité.

Vous devez être convaincu que l’agent suivra vos instructions, qu’il a la capacité de le faire et qu’il donnera suite à vos souhaits, même en dépit des objections des autres membres de la famille, le cas échéant.

Par souci d' »équité », ne désignez jamais un enfant comme votre agent, pour éviter de le blesser ou pour préserver l’harmonie familiale, si vous manquez de confiance. Les pouvoirs sont bien trop importants pour être accordés autrement que sur la base de la confiance et de la capacité. Prenez garde à ne pas nommer un enfant comme votre agent si :

Vous rencontrez des difficultés, une gêne ou une résistance lorsque vous expliquez à l’enfant les tâches à assumer en tant qu’agent dans le cadre du POA
L’enfant peut ne pas être disponible pour effectuer les tâches, ou ne pas être fiable dans l’accomplissement de celles-ci en raison de ses propres préoccupations ou distractions
L’enfant a des antécédents de problèmes de jeu ou de toxicomanie
L’enfant a des dettes importantes ou a été irresponsable dans la gestion de ses propres finances et affaires
L’enfant est engagé dans des conflits intrafamiliaux qui peuvent résulter de l’utilisation des pouvoirs reçus dans le cadre du POA pour favoriser certains membres de la famille par rapport à d’autres

Risques liés à la désignation d’un POA

Soyez conscient des dangers de vol et d’automutilation créés par un POA, même lorsque votre agent est votre propre enfant. Pour réduire au minimum le risque de tels méfaits, en plus des mesures mentionnées ci-dessus, demandez à votre agent de signaler périodiquement tous ses actes à une partie extérieure, comme le comptable ou l’avocat de la famille. En d’autres termes, « faites confiance mais vérifiez ». Un avocat compétent peut rédiger votre contrat d’engagement de vie privée pour y inclure ces garanties dans le cadre des lois de votre État.

En fonction de l’évolution de la situation familiale, revoyez et actualisez périodiquement les PPA que vous avez créés. Vous pouvez révoquer un PPA en écrivant simplement une lettre qui l’identifie clairement et indique que vous le révoquez, et en remettant la lettre à votre ancien agent. (Certains États exigent qu’une telle lettre soit notariée.) Il est bon d’en envoyer également des copies aux tiers avec lesquels l’agent a pu agir en votre nom. Créez ensuite un nouveau mandat et remettez-le à l’agent de votre choix.

Une procuration peut vous apporter à la fois commodité et protection en donnant à une personne de confiance le pouvoir légal d’agir en votre nom et dans votre intérêt. Les enfants adultes qui sont à la fois pleinement dignes de confiance et capables d’accomplir vos souhaits peuvent faire le meilleur agent dans le cadre de votre procuration. Mais ne désignez pas une personne comme agent simplement parce qu’elle est votre enfant. Assurez-vous d’abord que votre agent est digne de confiance et capable, quel que soit le nom que vous lui donnez.

Obtenir de vos parents qu’ils créent une procuration

Si vous êtes l’enfant plutôt que le parent dans cette situation, vous êtes confronté à un ensemble d’obstacles différents.

Les parents sont souvent réticents à donner aux autres le pouvoir sur leurs affaires. De plus, un PA s’applique aux individus et non aux couples, le défi consiste donc à convaincre chaque parent de créer un PA. Si vous avez un parent qui est réticent à le faire, essayez les idées suivantes pour le convaincre.

Mettez en garde contre les dangers de ne pas avoir de POA. Si un parent devient incapable de gérer ses propres affaires sans qu’un PA soit en place et permette à un agent désigné d’intervenir, alors personne ne peut avoir le droit légal de le faire. Par exemple, personne ne peut avoir le droit de recevoir les distributions de l’IRA dont le parent a besoin pour ses revenus ou d’emprunter des fonds pour payer ses factures médicales ou pour traiter avec l’IRS concernant les impôts du parent.

Il faudra alors aller au tribunal pour demander à être nommé conservateur ou tuteur du parent, une démarche qui peut s’avérer coûteuse et lente et qui pourrait être contestée, provoquant des conflits familiaux.

Proposer des POA personnalisés pour leurs besoins. Il existe de nombreux types de contrats de partenariat, et une personne peut en avoir plusieurs. Alors qu’un contrat d’agence général permet à l’agent d’agir avec l’autorité du créateur du contrat dans tous les domaines, un contrat d’agence spécial peut limiter cette autorité à un sujet spécifique, comme la gestion d’un compte d’investissement, ou à une période de temps limitée, comme lorsque le créateur du contrat d’agence voyage à l’étranger.

Convainquez vos parents en élaborant un ou plusieurs plans d’action pour répondre aux souhaits spécifiques d’un parent.

Commencer petit

Vous pouvez commencer par suggérer un POA spécial à utiliser uniquement pour offrir une commodité que le parent appréciera – par exemple, un POA qui vous permet de préparer et de déposer la déclaration d’impôts du parent et de gérer les relations du parent avec l’IRS. Un parent qui bénéficie d’un plan d’action est plus susceptible d’être disposé à en utiliser d’autres.

Appel à eux

Demandez aux parents de créer des PPA pour le bien de tous les membres de la famille, y compris les enfants et les petits-enfants, qui peuvent être lésés par les complications et les coûts qui en résultent si un parent est incapable de gérer ses affaires sans un PPA durable.

Disposer de garanties

Rejoignez-les

Les personnes de tout âge bénéficient d’une protection précieuse grâce à un permis de conduire durable, car elles peuvent être frappées d’une incapacité inattendue à tout moment de leur vie. Une façon d’encourager un parent réticent à créer un AP durable est d’en créer un pour vous-même et de demander à vos parents de vous rejoindre en faisant de même.

Consulter les conseillers de confiance

Des conseillers professionnels de confiance, tels qu’un avocat, un comptable et un médecin, peuvent aider à persuader les parents de la sagesse et de la nécessité d’adopter un PPA.

L’obtention d’un PPA de la part de vos parents peut leur procurer de précieux avantages, ainsi qu’à toute la famille. S’ils sont réticents à accorder des pouvoirs étendus en une fois, vous pouvez encore les convaincre de le faire progressivement. Mais ne tardez pas, car cela pourrait avoir des conséquences coûteuses.

Une personne doit être mentalement compétente pour créer une procuration. Lorsqu’un parent perd la capacité de gérer ses propres affaires, il est trop tard et une procédure judiciaire sera probablement nécessaire.

Considérations particulières

Il existe de nombreuses bonnes raisons de faire une procuration, car elle garantit que quelqu’un s’occupera de vos affaires financières si vous devenez invalide. Vous devez choisir un membre de votre famille en qui vous avez confiance, un ami éprouvé ou un professionnel honnête et réputé.

N’oubliez pas, cependant, que signer une procuration qui confère de larges pouvoirs à un agent revient à signer un chèque en blanc – assurez-vous donc de faire un choix judicieux et de comprendre les lois qui s’appliquent au document.