Définition de l’assistant virtuel

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est un entrepreneur indépendant qui fournit des services administratifs aux clients tout en opérant en dehors du bureau du client. Un assistant virtuel opère généralement à partir d’un bureau à domicile, mais il peut accéder à distance aux documents de planification nécessaires, tels que les calendriers partagés.

Les personnes employées comme assistants virtuels ont souvent plusieurs années d’expérience en tant qu’assistant administratif ou chef de bureau. De nouvelles opportunités s’ouvrent aux assistants virtuels qui sont compétents dans les médias sociaux, la gestion de contenu, la rédaction de billets de blog, la conception graphique et le marketing Internet. Le travail à domicile étant de plus en plus accepté par les travailleurs et les employeurs, la demande d’assistants virtuels qualifiés devrait augmenter.

Points clés à retenir

  • Un assistant virtuel est un travailleur indépendant qui se spécialise dans l’offre de services administratifs aux clients à partir d’un lieu éloigné, généralement un bureau à domicile.
  • Les tâches typiques qu’un assistant virtuel peut effectuer comprennent la prise de rendez-vous, les appels téléphoniques, l’organisation de voyages et la gestion des comptes de courrier électronique.
  • Certains assistants virtuels se spécialisent dans la conception graphique, la rédaction de blogs, la comptabilité, les médias sociaux et les services de marketing.
  • Pour un employeur, l’un des avantages de l’embauche d’une assistante virtuelle est la possibilité de passer un contrat pour les services dont elle a besoin.

Comment fonctionne une assistante virtuelle

Les assistants virtuels sont devenus de plus en plus importants, car les petites entreprises et les jeunes pousses comptent sur les bureaux virtuels pour réduire leurs coûts et les entreprises de toutes tailles utilisent de plus en plus l’internet pour leurs activités quotidiennes. Comme un assistant virtuel est un entrepreneur indépendant, une entreprise ne doit pas offrir les mêmes avantages ni payer les mêmes impôts qu’un employé à temps plein.

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De plus, comme l’assistant virtuel travaille hors site, il n’est pas nécessaire de disposer d’un bureau ou d’un autre espace de travail au sein de l’entreprise. L’assistant virtuel doit payer et fournir son propre matériel informatique, les logiciels d’usage courant et le service Internet à haut débit.

Dans une étude portant sur plus de 100 000 offres d’emploi, FlexJobs a constaté que l’administration virtuelle était l’une des cinq catégories de carrière à distance qui connaissaient la plus forte croissance.

Fonctions de l’assistant virtuel

Les tâches spécifiques d’un assistant virtuel varient en fonction des besoins du client et des termes du contrat. Certains assistants virtuels s’occupent de tâches administratives et comptables, tandis que d’autres peuvent publier des mises à jour régulières sur les médias sociaux ou écrire des articles pour un blog. Une assistante virtuelle bien formée peut également s’occuper de l’organisation des voyages, de la prise de rendez-vous, de la saisie de données et du stockage de fichiers en ligne.

Qualifications d’assistant virtuel

Bien qu’il n’y ait pas d’exigences éducatives strictes pour devenir assistant virtuel, de nombreux clients recherchent des assistants virtuels qui ont un certain niveau d’études supérieures ou une formation spécialisée. Quelques entreprises en ligne et collèges communautaires proposent des cours et une certification pour les compétences des assistants virtuels.

Un assistant virtuel doit avoir de bonnes connaissances techniques, posséder un large éventail de compétences informatiques et un niveau élevé de maîtrise des logiciels et programmes commerciaux couramment utilisés. Un assistant virtuel spécialisé dans la comptabilité doit être capable d’effectuer des tâches comptables de base, telles que les rapprochements de comptes et la comptabilité en partie double.

Avantages d’un assistant virtuel

Pour le client, l’un des avantages de l’embauche d’une assistante virtuelle est la possibilité de passer un contrat pour les services dont il a besoin. Selon les termes de l’accord, certaines assistantes virtuelles peuvent être rémunérées à la tâche plutôt qu’à l’heure. En revanche, les employés d’un bureau traditionnel doivent généralement être payés pour un nombre fixe d’heures par jour.

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Pour les propriétaires de petites entreprises, l’embauche d’un assistant virtuel peut les aider à libérer des heures précieuses pour se concentrer sur la croissance de l’entreprise et la génération de revenus. Il peut être plus facile et plus rentable de confier les tâches fastidieuses et longues à une personne compétente.

Comment recruter un assistant virtuel

Avec le nombre croissant d’entrepreneurs indépendants qui travaillent à domicile, le marché de l’emploi a vu une prolifération de sociétés basées sur le Web qui servent d’intermédiaires entre les employeurs potentiels et les entrepreneurs. Certains sites de free-lance disposent d’énormes réserves de travail composées de personnes du monde entier ayant une expérience et une expertise très variées.

Sur ces sites, les clients peuvent afficher des détails sur le type de tâches que l’assistant virtuel doit effectuer et le taux maximum qu’ils sont prêts à payer. Les travailleurs indépendants peuvent ensuite faire une offre pour le poste et donner au client des échantillons de leur travail pour examen. Dans certains cas, le client peut organiser une vidéoconférence pour interviewer les candidats et évaluer plus en détail leurs qualifications.

Considérations particulières

Avant d’engager une assistante virtuelle, le client peut s’assurer d’une relation de travail plus harmonieuse en créant des instructions détaillées sur les tâches qu’il doit avoir effectuées. Un manuel écrit réduit le risque de malentendus qui peuvent survenir dans une relation de travail à distance.

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