Définition du formulaire W-9

Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ?

Un formulaire W-9 est un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS) qui est utilisé pour confirmer le nom, l’adresse et le numéro d’identification du contribuable (NIC) d’une personne à des fins d’emploi ou d’autres activités génératrices de revenus. La confirmation peut être demandée soit pour une personne définie comme un citoyen américain, soit pour une personne définie comme un étranger résident.

Un formulaire W-9 est également connu sous le nom de formulaire de demande de numéro d’identification de contribuable et de certification.

Points clés à retenir

Le W-9 est un formulaire officiel fourni par l’IRS aux employeurs ou autres entités pour vérifier le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale d’un particulier qui perçoit des revenus.
Les informations tirées d’un formulaire W-9 sont souvent utilisées pour générer un formulaire fiscal 1099, qui est nécessaire pour la déclaration d’impôt sur le revenu.
Les informations recueillies par une entité sur un formulaire W-9 ne peuvent être divulguées à aucune autre fin, en vertu de règles strictes en matière de protection de la vie privée.

Qui peut remplir un formulaire W-9 ?

Un formulaire W-9 est une demande écrite formelle d’information uniquement et est utilisé uniquement dans le but de confirmer le numéro d’identification du contribuable (NIC) d’une personne. Un employeur ou une autre entité qui est tenu de déposer un document d’information auprès de l’IRS, tel que le formulaire 1099, doit obtenir votre NIC correct pour déclarer tout revenu ou toute perte susceptible d’affecter votre déclaration d’impôt fédéral ou votre revenu imposable. Pour la plupart des personnes, le NIT sera leur numéro de sécurité sociale (SSN).

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Le formulaire W-9 diffère du formulaire W-4 – qui est plus communément fourni par les employés aux employeurs directs – en ce sens que le formulaire W-9 ne prévoit pas, par nature, la retenue des impôts dus. Tous les impôts requis sur les gains liés au formulaire W-9 fourni sont à la charge du détenteur du NIT indiqué sur le document, à moins que le contribuable ne soit soumis à une retenue d’impôt de réserve. Si une retenue d’impôt de réserve est nécessaire, il faudra l’indiquer sur le formulaire W-9, afin d’informer correctement l’entité qui reçoit l’information de la nécessité d’effectuer une retenue d’impôt.

À quoi sert un formulaire W-9 ?

Les informations obtenues sur un formulaire W-9 sont le plus souvent utilisées pour créer une version du formulaire 1099. Un formulaire 1099 contient des informations sur tout revenu que le titulaire du NIC peut avoir reçu et qui ne serait normalement pas indiqué sur un formulaire W-2. Il s’agit notamment des revenus versés à une personne dans le cadre d’un contrat, de certaines transactions immobilières, des dividendes versés en contrepartie d’un investissement et de diverses autres transactions financières.

L’IRS exige que les personnes qui ne sont pas définies comme des citoyens américains ou des étrangers résidents utilisent le formulaire W-8 approprié au lieu du formulaire W-9.

Un formulaire 1099 ne doit être délivré que lorsque le seuil de revenu minimum est atteint, lequel est fixé à 600 dollars à partir de 2020 pour la plupart des revenus divers. Les montants inférieurs à ce seuil doivent être déclarés comme revenu par le titulaire du NIT, mais il n’est pas nécessaire de remplir un formulaire 1099.

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Même si les employés sont légalement tenus de fournir certaines informations personnelles à leur employeur, la vie privée d’un employé est protégée par la loi. Un employeur qui divulgue les informations personnelles d’un employé de manière non autorisée peut faire l’objet de poursuites civiles et pénales.

Comment lire et remplir un formulaire W-9

Le formulaire W-9 est l’un des formulaires les plus simples à remplir pour l’IRS, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous indiquerons la marche à suivre pour le remplir.

Toutes les pages du formulaire W-9 sont disponibles sur le site web de l’IRS.

Étape 1

Inscrivez votre nom tel qu’il figure sur votre déclaration d’impôts. Facile, non ?

Étape 2

Indiquez votre raison sociale ou le nom de l' »entité ignorée », s’il est différent du nom que vous avez indiqué à l’étape 1. Par exemple, vous êtes peut-être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n’utilisez pas votre nom personnel comme raison sociale ; vous « faites des affaires » sous un autre nom. Vous devez saisir ce nom ici. Quant à la partie « entité ignorée », si vous ne savez pas de quoi il s’agit, vous n’en êtes probablement pas une. Un type courant d’entité non prise en compte est la société à responsabilité limitée à un seul associé. Les entreprises individuelles et les sociétés de type S ne sont jamais classées comme des entités ignorées.

Étape 3

Quel type d’entreprise êtes-vous pour la classification fiscale fédérale : entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, trust/état, société à responsabilité limitée ou « autre » ? Cochez la case correspondante. Si vous n’êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû remplir beaucoup de papiers pour devenir l’une des autres entités.

Étape 4

Exemptions. Il y a de fortes chances que vous laissiez ces cases vides. Voici quelques exceptions :

Les bénéficiaires qui sont exemptés de la retenue d’impôt de réserve, comme les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin d’entrer un code dans la case « Code du bénéficiaire exempté ». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exemptés et leurs codes, ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés qui remplissent un formulaire W-9 pour la réception de paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, doivent entrer le code « 5 ».
Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu de la loi sur l’observation des règles fiscales applicables aux comptes étrangers (FATCA) pourraient devoir entrer un code dans la case « Code d’exemption de déclaration FATCA ». Aucune de ces cases ne s’appliquera à l’entrepreneur indépendant ou au travailleur indépendant type.

Étape 5

Indiquez votre adresse, la ville, l’état et le code postal. Que faire si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle ? Quelle adresse devez-vous indiquer sur le formulaire W-9 ? Utilisez l’adresse que vous utiliserez dans votre déclaration d’impôts. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue un espace de bureau, mais que vous remplissez votre déclaration d’impôts en utilisant votre adresse personnelle, indiquez votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 pour que l’IRS n’ait pas de difficulté à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040.

Étape 6

Dans cette étape optionnelle, vous pouvez fournir le nom et l’adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour garder une trace de la personne à qui vous avez fourni votre numéro d’identification fiscale.

Étape 7

L’IRS appelle cette section « Partie I », ce qui doit vous faire vous demander quelles sont toutes ces étapes que vous venez de franchir. Ici, vous devez fournir le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro individuel de sécurité sociale si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous êtes un autre type d’entreprise. Aujourd’hui, certaines entreprises individuelles ont également un EIN, mais l’IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leur SSN sur le formulaire W-9. Là encore, il sera plus facile de faire correspondre les numéros 1099 que vous recevrez avec votre déclaration d’impôts, que vous remplirez sous votre numéro de sécurité sociale.

Que faire si votre entreprise est nouvelle et n’a pas de numéro EIN ? Vous pouvez toujours remplir un formulaire W-9. L’IRS vous conseille de demander votre numéro et d’écrire « applied for » dans l’espace prévu pour le NIE. Vous voudrez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, en attendant, vous serez soumis à une retenue d’impôt de réserve. Vous pouvez demander un NIE sur le site web de l’IRS. Pour en savoir plus sur la retenue d’impôt de réserve, reportez-vous aux instructions ci-dessous pour l’étape 8, partie II.

Étape 8

Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Si vous mentez intentionnellement sur un formulaire fiscal, vous risquez de devoir payer une amende ou d’aller en prison ; l’IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez attester de la véracité de vos informations, sous peine de parjure :

1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d’identification de contribuable correct (ou j’attends qu’un numéro me soit attribué).

Si vous envisagiez d’utiliser un numéro d’identification fiscale « emprunté », volé ou inventé, réfléchissez à deux fois avant de mentir sous serment.

2. Je ne suis pas soumis à la retenue d’impôt de réserve parce que : (a) je suis exonéré de la retenue d’impôt de réserve, ou (b) l’Internal Revenue Service (IRS) ne m’a pas notifié que je suis soumis à la retenue d’impôt de réserve parce que je n’ai pas déclaré tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l’IRS m’a notifié que je ne suis plus soumis à la retenue d’impôt de réserve.

La plupart des contribuables sont exemptés de la retenue d’impôt de réserve. Si vous n’avez aucune idée de ce dont parle l’IRS, vous êtes probablement exempté. Si vous n’êtes pas exonéré, l’IRS vous aura notifié, et l’entreprise qui vous paie doit le savoir car elle est tenue de retenir l’impôt sur votre salaire à un taux forfaitaire de 24 % (à partir de 2020) et de l’envoyer à l’IRS. Soit dit en passant, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher sur votre déclaration d’impôts : Vous pourriez devoir en parler à un futur client, et cela pourrait faire réfléchir l’entreprise à deux fois sur vous. Le point c) dit en gros que si vous avez déjà été soumis à la retenue d’impôt de réserve mais ne l’êtes plus, personne n’a besoin de le savoir.

3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne américaine.

Si vous êtes un étranger résident, vous êtes hors de cause. L’IRS considère également comme une « U.S. person » : un partenariat, une société, une entreprise ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis ; une succession nationale ; et un trust national. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un partenaire étranger, des règles spéciales s’appliquent ; lisez-les dans les instructions relatives au formulaire W-9. Si vous n’êtes pas un citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.

4. Le(s) code(s) FATCA inscrit(s) sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de la déclaration FATCA est(sont) correct(s).

Vous n’aurez probablement pas à vous préoccuper de celui-ci, qui concerne la loi sur l’observation des règles fiscales relatives aux comptes étrangers.

Quelques points supplémentaires avant de signer un formulaire W-9

Le formulaire W-9 vous indique de rayer le point 2 ci-dessus si l’IRS vous a notifié que vous êtes actuellement soumis à une retenue à la source de réserve parce que vous n’avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes dans votre déclaration de revenus.

Vous pouvez biffer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d’une transaction immobilière. Le point 2 ne s’applique pas dans ce cas, et il importe donc peu que vous soyez soumis à une retenue d’impôt de réserve.

Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères dans les instructions W-9, il semble indiquer que la plupart des personnes ne sont pas du tout tenues de signer ce formulaire. Vous n’êtes généralement tenu de le signer que si l’IRS vous a notifié que vous avez précédemment fourni un NIT incorrect. Toutefois, hormis les aspects techniques, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou non valable si vous ne l’avez pas signé, et bonne chance pour essayer de la convaincre du contraire.

Renvoi d’un formulaire W-9

Renvoyez votre formulaire W-9 rempli à l’entreprise qui vous a demandé de le remplir. Dans l’idéal, vous le remettrez en personne pour limiter votre exposition au vol d’identité, mais cette méthode n’est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sûr. Si vous devez envoyer le formulaire par courrier électronique, vous devez crypter le document et votre message électronique et vérifier trois fois que vous avez la bonne adresse électronique du destinataire avant d’envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider dans cette tâche, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents. Généralement, l’entreprise qui doit soumettre un W-9 à l’IRS vous en donnera un à remplir.