Qu’est-ce qu’un grand livre général ?
Un grand livre représente le système d’enregistrement des données financières d’une entreprise avec des enregistrements de comptes de débit et de crédit validés par une balance de vérification. Le grand livre général fournit un enregistrement de chaque transaction financière qui a lieu pendant la vie d’une société d’exploitation.
Le grand livre général contient les informations comptables nécessaires à la préparation des états financiers de l’entreprise, et les données relatives aux transactions sont séparées par type de compte pour l’actif, le passif, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.
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Comment fonctionne un grand livre général ?
Le grand livre est le fondement d’un système utilisé par les comptables pour stocker et organiser les données financières servant à créer les états financiers de l’entreprise. Les opérations sont comptabilisées sur des comptes de grand livre auxiliaire individuels, tels que définis par le plan comptable de l’entreprise.
Les transactions sont ensuite clôturées ou résumées dans le grand livre, et le comptable génère une balance de vérification, qui sert de rapport sur le solde de chaque compte du grand livre. La balance de vérification est vérifiée pour détecter les erreurs et ajustée par l’enregistrement des entrées supplémentaires nécessaires, puis la balance de vérification ajustée est utilisée pour générer les états financiers.
Fonctionnement d’un grand livre général avec la comptabilité en partie double
Un grand livre général est utilisé par les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité en partie double, ce qui signifie que chaque transaction financière affecte au moins deux comptes de grand livre auxiliaire et que chaque entrée comporte au moins une opération de débit et une opération de crédit. Les opérations en partie double, appelées écritures de journal, sont comptabilisées sur deux colonnes, avec les écritures de débit à gauche et les écritures de crédit à droite, et le total de toutes les écritures de débit et de crédit doit s’équilibrer.
L’équation comptable, qui sous-tend la comptabilité en partie double, est la suivante :
propres}Actif-Passif=Fonds
propres
Le bilan suit ce format et présente les informations au niveau du compte détaillé. Par exemple, le bilan présente plusieurs comptes d’actifs, y compris les liquidités et les créances, dans sa section des actifs à court terme.
La méthode de comptabilité en partie double fonctionne sur la base de l’exigence de l’équation comptable selon laquelle les opérations comptabilisées sur les comptes à gauche du signe égal dans la formule doivent être égales au total des opérations comptabilisées sur le compte (ou les comptes) de droite. Même si l’équation est présentée différemment (comme Actif = Passif + Capitaux propres), la règle d’équilibrage s’applique toujours.
Que vous dit un grand livre général ?
Les détails des transactions contenus dans le grand livre sont compilés et résumés à différents niveaux pour produire une balance de vérification, un compte de résultat, un bilan, un état des flux de trésorerie et de nombreux autres rapports financiers. Cela aide les comptables, la direction de l’entreprise, les analystes, les investisseurs et les autres parties prenantes à évaluer en permanence les performances de l’entreprise.
Lorsque les dépenses atteignent un niveau élevé au cours d’une période donnée, ou qu’une entreprise enregistre d’autres transactions qui affectent ses revenus, son revenu net ou d’autres paramètres financiers clés, les données des états financiers ne disent souvent pas tout.
Dans le cas de certains types d’erreurs comptables, il devient nécessaire de retourner au grand livre et de fouiller dans le détail de chaque transaction enregistrée pour localiser le problème. Cela peut parfois impliquer l’examen de dizaines d’écritures de journal, mais il est impératif de maintenir des états financiers d’entreprise fiables et sans erreur.
Points clés à retenir
- Le grand livre général est le fondement du système de comptabilité en partie double d’une entreprise.
- Les comptes du grand livre englobent toutes les données de transaction nécessaires pour produire le compte de résultat, le bilan et d’autres rapports financiers.
- Les transactions du grand livre général sont un résumé des transactions effectuées sous forme d’écritures de journal dans les comptes auxiliaires.
- La balance de vérification est un rapport qui énumère chaque compte du grand livre général et son solde, ce qui permet de vérifier plus facilement les ajustements et de repérer plus facilement les erreurs.
L’exemple de transaction de bilan
Si une entreprise reçoit le paiement d’un client pour une facture de 200 $, par exemple, le comptable de l’entreprise augmente le compte de caisse avec un débit de 200 $ et complète l’écriture avec un crédit, ou une réduction, de 200 $ sur les comptes à recevoir. Les montants débiteurs et créditeurs comptabilisés sont égaux.
Dans ce cas, un compte d’actif (espèces) est augmenté de 200 $, tandis qu’un autre compte d’actif (comptes débiteurs) est réduit de 200 $. Le résultat net est que l’augmentation et la diminution n’affectent qu’un seul côté de l’équation comptable. Ainsi, l’équation reste en équilibre.
Exemple d’une transaction du compte de résultat
Le compte de résultat suit sa propre formule, qui peut s’écrire comme suit :
(
net (NI) ou bénéfice net}Revenue-Expenses=Revenunet (NI)ou bénéfice
net
Il est possible qu’une opération comptable ait un impact sur le bilan et le compte de résultat simultanément.
Par exemple, supposons qu’une entreprise facture 500 dollars à son client. Le comptable saisit cette opération dans le livre comptable en enregistrant un débit (augmentation) de 500 $ dans les comptes débiteurs (un compte d’actif du bilan) et un crédit (augmentation) de 500 $ dans les produits, qui sont un compte de résultat. Les débits et les crédits augmentent tous deux de 500 $, et les totaux restent équilibrés.
En savoir plus sur le grand livre
Pour obtenir un aperçu des grands livres généraux, pensez à lire davantage sur la comptabilité en partie double.