Que sont les comptes créditeurs ?
Strictement défini, le terme commercial « comptes créditeurs » désigne un passif, c’est-à-dire une entreprise qui doit de l’argent à un ou plusieurs créanciers. Certaines personnes pensent à tort que les comptes créditeurs font référence aux dépenses courantes des activités principales d’une entreprise, mais c’est une interprétation incorrecte du terme.
Le solde des comptes fournisseurs d’une entreprise est un point statistique commun inclus dans la note de frais que l’on étudie lors de l’examen des états financiers généraux d’une entreprise. Par conséquent, les comptes créditeurs sont une mesure essentielle à analyser lorsqu’une société est prête à envisager une éventuelle fusion ou acquisition. Les dépenses d’une entreprise sont également incluses dans les états financiers d’une société. Et si les comptes fournisseurs et les dépenses sont certainement liés entre eux, il s’agit de concepts essentiellement indépendants.
Compte de passif vs. compte de charges
La meilleure façon de distinguer les passifs des charges est d’analyser les actions passées par rapport aux actions futures. Lorsque les passifs sont des obligations qui n’ont pas encore été payées, les dépenses sont des obligations qui ont déjà été payées dans le but de générer des revenus.
Le passif est affiché sur le bilan d’une entreprise, qui donne un aperçu clair et facile à comprendre de la situation financière de l’entreprise à une date donnée. Elles sont traditionnellement enregistrées dans le sous-livre « comptes fournisseurs » au moment où une facture est justifiée pour paiement. « Une facture est approuvée pour paiement et a été enregistrée dans le grand livre général en tant que dette non réglée, lorsque l’opération de paiement est encore en cours. Ces dettes sont souvent appelées « dettes commerciales ».
Les comptes de passif comprennent les intérêts dus sur les prêts des créanciers – appelés « intérêts à payer », ainsi que toute obligation fiscale accumulée par une société, qui sont appelés « impôts à payer ».
Les dettes envers les créanciers doivent généralement être payées dans un court délai de 30 jours ou moins. Plus important encore, ces paiements n’impliquent pas de billet à ordre. En revanche, les obligations hypothécaires ne seraient pas regroupées avec les comptes créditeurs car elles sont en fait assorties d’un billet à ordre. C’est pourquoi les obligations hypothécaires sont classées dans les « effets à payer », qui constituent une catégorie de dépenses distincte.
Les « dépenses » sont affichées sur le compte de résultat d’une société, qui détaille les recettes et les dépenses, pour exprimer le revenu net pour une période donnée. Un exemple d’opération de dépenses serait tout coût encouru pendant qu’un vendeur tente de générer des revenus lors d’un voyage de réseautage. Ces dépenses peuvent inclure l’hébergement, les dîners avec les clients, la location de voitures, l’essence, les fournitures de bureau et le matériel multimédia utilisé pour les présentations.
Mesures de suivi logistique
Il n’est pas surprenant que le suivi des comptes fournisseurs soit une tâche complexe et onéreuse. C’est pourquoi les entreprises emploient généralement des comptables qui utilisent souvent des logiciels de comptabilité avancés pour contrôler les factures et les flux d’argent sortants. Ces responsabilités de suivi se compliquent de manière exponentielle avec les grandes entreprises qui ont plusieurs secteurs d’activité et avec les grands fabricants de produits qui produisent de nombreuses unités de gestion des stocks (SKU). Pour ces entités, le personnel comptable s’appuie de plus en plus sur l’utilisation de solutions spécialisées d’automatisation des comptes fournisseurs – souvent appelées « ePayables » – pour simplifier les processus en automatisant les éléments papier et manuels associés à la coordination des factures d’une organisation.