Les entreprises utilisent le formulaire IRS W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, pour obtenir des informations sur les fournisseurs qu’elles engagent en tant qu’entrepreneurs indépendants (également appelés freelances). Lorsqu’une entreprise paie un entrepreneur 600 $ ou plus au cours d’une année fiscale, elle doit déclarer ces paiements à l’Internal Revenue Service (IRS), en utilisant une déclaration de renseignements appelée formulaire 1099-MISC. Les entreprises utilisent le nom, l’adresse et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d’identification fiscale que les entrepreneurs fournissent sur le formulaire W-9 pour remplir cette déclaration de renseignements. Ni l’expéditeur ni le destinataire ne doivent en envoyer une copie à l’IRS.
Les entreprises qui engagent des entrepreneurs indépendants ne prélèvent pas d’impôt sur le revenu ni ne paient d’assurance maladie ou de sécurité sociale pour leurs entrepreneurs indépendants, comme elles le font pour leurs employés. Au contraire, les entrepreneurs sont responsables de ces obligations. Cependant, l’IRS veut quand même savoir combien ces entrepreneurs ont reçu pour s’assurer qu’ils paient les impôts qu’ils doivent, et il utilise le formulaire 1099-MISC pour recueillir ces informations. Les entreprises n’envoient pas le formulaire W-9 à l’IRS.
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Informations requises sur le formulaire W-9
Le formulaire W-9 demande le nom du contractant indépendant, la raison sociale (si elle est différente), l’entité commerciale (entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie/état, société à responsabilité limitée, ou « autre ») et le numéro d’identification fiscale de l’entreprise (ou le numéro de sécurité sociale, pour les propriétaires uniques qui n’utilisent pas de numéro d’identification fiscale distinct).
Le formulaire W-9 demande également à la personne qui le remplit de certifier qu’elle n’est pas soumise à la retenue d’impôt de réserve. La plupart des contribuables ne le sont pas, mais s’ils le sont, la société qui engage le contractant indépendant devra retenir l’impôt sur le revenu sur la rémunération de ce dernier à un taux forfaitaire de 24 % (pour les années fiscales 2018-2025) et l’envoyer à l’IRS.
Comme le formulaire W-9 exige l’inscription d’une identification fiscale ou d’un numéro de sécurité sociale, tant la personne qui le remplit que l’entreprise qui reçoit le formulaire rempli doivent le conserver soigneusement pendant la transmission et après réception pour le protéger contre le vol d’identité.
Quand vous ne devriez pas remplir un W-9
Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu devrait hésiter avant de le remplir et rechercher si le demandeur a une raison légitime de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des informations à un client lorsqu’elles doivent déclarer des dividendes ou des intérêts. Soyez prudent : L’institution financière devrait probablement déjà disposer de votre numéro d’identification fiscale datant de l’ouverture du compte.
Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est si l’entreprise qui vous demande de le faire est votre employeur et que vous êtes censé être classé comme un employé, et non comme un entrepreneur indépendant. La différence est importante.
Employé ou entrepreneur indépendant ?
Si vous êtes un salarié, votre employeur prélèvera des impôts sur le revenu, retiendra et paiera les cotisations de sécurité sociale et d’assurance maladie, et paiera l’impôt de chômage sur votre salaire. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, il ne le fera pas. Cela signifie que vous serez responsable de la part de l’employeur des impôts de sécurité sociale et d’assurance maladie et que vous n’aurez pas droit à une indemnité de chômage si vous êtes licencié.
Un employeur peu scrupuleux ou en difficulté financière peut tenter de classer un employé comme entrepreneur indépendant pour économiser de l’argent. Si vous êtes classé comme entrepreneur indépendant, l' »épargne » fiscale de votre employeur sortira de votre poche sous forme d’impôt sur le travail indépendant. Vous devrez également calculer et payer vos impôts estimés quatre fois par an et remplir l’annexe C lors de votre déclaration d’impôts annuelle.
Il n’est pas toujours évident de savoir si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, mais en général, plus l’entreprise contrôle ce que les travailleurs font et comment ils le font, plus il est probable qu’ils soient des employés. Si votre sens de l’araignée commence à picoter lorsque quelqu’un qui vous a engagé vous appelle entrepreneur indépendant, c’est bon signe et vous devriez examiner la situation de plus près. Commencez par examiner la discussion de l’IRS sur la différence entre les deux
. Si vous êtes un employé, vous devez remplir le formulaire W-4, et non le formulaire W-9.
Voici un exemple de cas où un employeur pourrait légitimement changer votre statut d’employé à celui de travailleur indépendant. Vous êtes un programmeur informatique et vous devez vous présenter au bureau de 9 heures à 18 heures, du lundi au vendredi. L’entreprise met à votre disposition votre bureau et votre ordinateur.
À partir du mois prochain, vous devrez fournir votre ordinateur. Vous pourrez travailler depuis votre domicile ou depuis n’importe quel endroit éloigné, et vous pourrez effectuer le travail aux heures que vous souhaitez, à condition que vos missions soient terminées dans les délais et que vous répondiez aux appels téléphoniques et aux courriels liés au travail dans les temps.
W-9 FAQs
Comment puis-je savoir si je suis soumis à la retenue d’impôt sur les réserves ?
L’IRS vous a-t-il envoyé une lettre vous informant que vous êtes soumis à une retenue obligatoire au titre de la sauvegarde ? Cela aurait pu se produire si vous n’aviez pas déclaré tous vos intérêts et dividendes dans une précédente déclaration d’impôts. Si vous n’avez pas reçu cette lettre et si vous fournissez votre numéro d’identification fiscale au demandeur du formulaire W-9, vous n’êtes pas soumis à la retenue d’impôt de réserve. Si vous êtes soumis à une retenue d’impôt de réserve, rayez le point 2 de la deuxième partie du formulaire W-9 avant de le soumettre.
Quel est le moyen le plus sûr de soumettre le formulaire W-9 ?
Si vous pouvez remettre le document en personne, c’est l’idéal. Sinon, une option consiste à utiliser un service en ligne gratuit pour crypter votre formulaire W-9 rempli et l’envoyer par courrier électronique sécurisé au demandeur. Vous pouvez également utiliser un service de partage de fichiers cryptés.
Une autre possibilité consiste à l’envoyer par un service tel que FedEx, UPS ou le service postal, bien qu’il n’y ait aucune garantie que votre formulaire ne sera pas perdu, volé ou altéré pendant le transit.
Il n’y a pas non plus de garantie que le destinataire conservera le formulaire en toute sécurité même si vous l’envoyez de manière sécurisée, c’est pourquoi vous devriez vous renseigner à ce sujet à l’avance.
Mon entreprise est-elle une entité exonérée ?
Si vous êtes un propriétaire unique, ce n’est probablement pas le cas. S’il s’agit d’une société, elle pourrait l’être, si elle bénéficie d’une exonération fiscale de l’IRS.
Je possède un numéro d’identification d’employeur (NIE) et un numéro de sécurité sociale. Quel numéro dois-je inscrire sur le formulaire ?
Si vous êtes propriétaire unique, vous pouvez entrer dans l’un ou l’autre. Si votre entreprise est une SARL classée comme société par actions ou société de personnes, utilisez le code EIN de l’entité. Si votre entreprise est une SARL unipersonnelle qui est une entité non
prise en compte, entrez votre SSN ou votre EIN (et non celui de l’entité).
Puis-je refuser de remplir le formulaire W-9 ?
Bien sûr, si vous refusez en réponse à une demande légitime, votre client retiendra des impôts sur votre salaire au taux de 24 %. Le service comptable pourrait également vous trouver pénible et dire à votre interlocuteur de refuser de faire d’autres affaires avec vous. Les entreprises ont une lourde obligation de la part de l’IRS d’obtenir un formulaire W-9 rempli de toute personne à qui elles versent 600 $ ou plus au cours de l’année. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes.
Cependant, si vous pensez que la personne qui demande le formulaire n’a pas à le demander, le refus est probablement une bonne idée. Si vous êtes inquiet, demandez à un fiscaliste ce que vous devez faire.
Outre un client, qui pourrait me demander de remplir le formulaire W-9 ?
Une banque, une société de courtage, un établissement de crédit qui a annulé une dette que vous avez contractée ou l’émetteur d’un prix que vous avez gagné peuvent tous vous le demander. Si vous êtes invité sur « Ellen » pendant sa promotion « 12 Days of Giveaways » et que les producteurs du talk-show vous demandent de remplir un formulaire W-9 avant votre départ, on peut supposer que la demande est légitime. Si vous recevez un courrier électronique indiquant que vous avez gagné un prix dans un concours auquel vous ne vous souvenez pas d’avoir participé, vous ne voudrez peut-être pas donner un W-9 à cette personne.
Méfiez-vous des arnaques de phishing W-9. Si vous recevez par courriel une demande de formulaire W-9 et que vous n’êtes pas sûr qu’elle soit légitime, contactez l’expéditeur présumé par téléphone (et n’utilisez aucun numéro de téléphone dans le courriel suspect) pour demander si la demande est valable. Les attaquants sont très sophistiqués et peuvent faire croire qu’un message provient de votre banque ou même de votre client. Et si vous recevez un courriel de l’IRS, il s’agit bien d’une tentative d’hameçonnage, et vous devez le faire suivre à phishing@irs.gov
. L’IRS ne prend pas l’initiative de contacter les contribuables par courrier électronique.
Les formulaires W-9 sont destinés aux entrepreneurs indépendants, également appelés « freelances ». Il est important de remplir le formulaire correctement, mais seulement si vous êtes sûr que c’est le bon formulaire à soumettre et que la demande est légitime.