Un système d’information comptable (SIC) est une structure qu’une entreprise utilise pour collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et communiquer ses données financières afin qu’elles puissent être utilisées par les comptables, les consultants, les analystes commerciaux, les gestionnaires, les directeurs financiers (CFO), les auditeurs, les régulateurs et les agences fiscales.
Des comptables spécialement formés travaillent en profondeur avec le SIA pour garantir le plus haut niveau de précision dans les transactions financières et la tenue des registres d’une entreprise, ainsi que pour rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui ont légitimement besoin d’y accéder – tout en gardant les données intactes et sécurisées.
Points clés à retenir
- Un système d’information comptable (SIC) est utilisé par les entreprises pour collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et communiquer des données financières.
- Le SIA peut être utilisé par les comptables, les consultants, les analystes commerciaux, les gestionnaires, les directeurs financiers, les auditeurs et les régulateurs.
- Un SIA aide les différents services d’une entreprise à travailler ensemble.
- Un SIA efficace utilise du matériel et des logiciels pour stocker et récupérer efficacement les données.
- Les contrôles internes et externes d’un SIA sont essentiels pour protéger les données sensibles d’une entreprise.
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Comprendre les systèmes d’information comptable (SIA)
Un système d’information comptable est un moyen de suivre toute l’activité comptable et commerciale d’une entreprise. Les systèmes d’information comptable se composent généralement de six éléments principaux : les personnes, les procédures et les instructions, les données, les logiciels, l’infrastructure informatique et les contrôles internes. Vous trouverez ci-dessous une ventilation détaillée de chaque composante.
1. Personnes AIS
Les personnes dans un AIS sont les utilisateurs du système. Un SIA aide les différents services d’une entreprise à travailler ensemble. Parmi les professionnels qui peuvent avoir besoin d’utiliser le SIA d’une organisation figurent
- Comptables
- Consultants
- Analystes d’entreprises
- Directeurs
- Directeurs financiers
- Auditeurs
Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité appropriée de stocks. L’ordre d’inventaire informe le service comptable d’une nouvelle dette. Lorsque des ventes sont réalisées dans une entreprise, les personnes et les services impliqués dans le processus de vente peuvent être les suivants
- Les vendeurs saisissent les commandes des clients dans l’AIS.
- La comptabilité facture ou envoie une facture au client.
- L’entrepôt assemble la commande.
- Le service d’expédition envoie la commande au client.
- Le service comptable est informé d’une nouvelle créance, à savoir une reconnaissance de dette du client qui est généralement payée dans les 30, 60 ou 90 jours.
- Le service clientèle assure le suivi de la commande et des expéditions du client.
- La direction utilise le SIA pour créer des rapports de vente et effectuer une analyse des coûts, qui peuvent inclure les coûts d’inventaire, d’expédition et de fabrication.
Avec un SIA bien conçu, tout le monde au sein d’une organisation peut accéder au même système et récupérer les mêmes informations. Un SIA simplifie également le processus de communication d’informations à des personnes extérieures à l’organisation, lorsque cela est nécessaire.
Par exemple, les consultants peuvent utiliser les informations contenues dans un SIA pour analyser l’efficacité de la structure des prix de l’entreprise en examinant les données sur les coûts, les ventes et les recettes. Les auditeurs peuvent également utiliser les données pour évaluer les contrôles internes, la situation financière et le respect de la réglementation, notamment la loi Sarbanes-Oxley (SOX).
L’AIS doit être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l’utiliseront. Le système doit également être facile à utiliser et doit améliorer, et non entraver, l’efficacité.
2. Procédures et instructions
La procédure et les instructions d’un AIS sont les méthodes qu’il utilise pour collecter, stocker, récupérer et traiter les données. Ces méthodes sont à la fois manuelles et automatisées. Les données peuvent provenir à la fois de sources internes (par exemple, les employés) et de sources externes (par exemple, les commandes en ligne des clients). Les procédures et les instructions seront codées dans le logiciel AIS. Toutefois, les procédures et instructions doivent également être « codées » dans les employés par le biais de la documentation et de la formation. Pour être efficaces, les procédures et instructions doivent être suivies de manière cohérente.
3. Données AIS
Un SIA doit avoir une structure de base de données pour stocker des informations, comme le langage de requête structuré (SQL), qui est un langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. Le SQL permet de manipuler et de récupérer les données contenues dans l’AIS à des fins de rapport. L’AIS aura également besoin de divers écrans de saisie pour les différents types d’utilisateurs du système et la saisie des données, ainsi que de différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et des divers types d’informations.
Les données contenues dans un SIA sont toutes les informations financières pertinentes pour les pratiques commerciales de l’organisation. Toutes les données commerciales qui ont un impact sur les finances de l’entreprise doivent être introduites dans un SIA.
Le type de données incluses dans un SIA dépend de la nature de l’entreprise, mais il peut comprendre les éléments suivants
- Commandes de vente
- Relevés de facturation des clients
- Rapports d’analyse des ventes
- Demandes d’achat
- Factures des fournisseurs
- Vérifier les registres
- Grand livre général
- Données d’inventaire
- Informations sur les salaires
- Chronométrage
- Informations fiscales
Les données peuvent être utilisées pour préparer des états comptables et des rapports financiers, y compris le classement chronologique des créances, les tableaux d’amortissement, une balance de vérification et un compte de résultat. Le fait de disposer de toutes ces données au même endroit dans le SIA facilite les activités d’enregistrement, de rapport, d’analyse, d’audit et de prise de décision d’une entreprise. Pour que les données soient utiles, elles doivent être complètes, précises et pertinentes.
D’autre part, les notes de service, la correspondance, les présentations et les manuels sont des exemples de données qui n’entreraient pas dans un SIA. Ces documents peuvent avoir un rapport tangentiel avec les finances de l’entreprise, mais, à l’exception des notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la comptabilité de l’entreprise.
4. Logiciel AIS
Le composant logiciel d’un SIA est constitué par les programmes informatiques utilisés pour stocker, récupérer, traiter et analyser les données financières de l’entreprise. Avant l’avènement des ordinateurs, un SIA était un système manuel, sur papier, mais aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent des logiciels informatiques comme base du SIA. Les petites entreprises peuvent utiliser Quickbooks d’Intuit ou Sage 50 Accounting de Sage, mais il en existe d’autres. Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser Business One de SAP. Les moyennes et grandes entreprises peuvent utiliser Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 ou MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft d’Oracle ou Epicor Financial Management.
La qualité, la fiabilité et la sécurité sont des éléments clés d’un logiciel AIS efficace. Les gestionnaires s’appuient sur les informations qu’il produit pour prendre des décisions pour l’entreprise, et ils ont besoin d’informations de haute qualité pour prendre des décisions judicieuses.
Les logiciels AIS peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d’entreprises. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d’une entreprise, le logiciel peut également être développé en interne avec une contribution substantielle des utilisateurs finaux ou peut être développé par une entreprise tierce spécifiquement pour l’organisation. Le système pourrait même être externalisé à une société spécialisée.
Pour les sociétés cotées en bourse, quel que soit le logiciel et les options de personnalisation choisis par l’entreprise, la réglementation Sarbanes-Oxley dictera dans une certaine mesure la structure de l’AIS. En effet, la réglementation SOX établit des contrôles internes et des procédures d’audit auxquels les entreprises publiques doivent se conformer.
5. Infrastructure informatique
L’infrastructure informatique n’est qu’un nom fantaisiste pour le matériel utilisé pour faire fonctionner le système d’information comptable. La plupart de ces éléments matériels dont une entreprise aurait besoin de toute façon et peuvent comprendre les éléments suivants
- Ordinateurs
- Appareils mobiles
- Serveurs
- Imprimeurs
- Protecteurs de surtension
- Routeurs
- Supports de stockage
- Une alimentation électrique de secours
Outre le coût, les facteurs à prendre en compte dans le choix du matériel sont la vitesse, la capacité de stockage et la possibilité d’extension et de mise à niveau.
Le plus important est peut-être que le matériel choisi pour un SIA doit être compatible avec le logiciel prévu. Dans l’idéal, il ne doit pas seulement être compatible, mais optimal – un système encombrant sera beaucoup moins utile qu’un système rapide. Une façon pour les entreprises de répondre facilement aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle est d’acheter un système clé en main qui comprend à la fois le matériel et les logiciels dont l’entreprise a besoin. L’achat d’un système clé en main signifie, théoriquement, que l’entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciel pour son SIA.
Un bon SIA doit également comprendre un plan de maintenance, d’entretien, de remplacement et de mise à niveau des composants du système matériel, ainsi qu’un plan d’élimination du matériel défectueux et obsolète, de sorte que les données sensibles soient entièrement détruites.
6. Contrôles internes
Les contrôles internes d’un AIS sont les mesures de sécurité qu’il contient pour protéger les données sensibles. Ces mesures peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l’identification biométrique. Les protocoles de sécurité biométrique peuvent inclure le stockage de caractéristiques humaines qui ne changent pas avec le temps, comme les empreintes digitales, la voix et la reconnaissance faciale.
Un SIA doit disposer de contrôles internes pour se protéger contre les accès informatiques non autorisés et pour limiter l’accès aux utilisateurs autorisés, ce qui inclut certains utilisateurs au sein de l’entreprise. Il doit également empêcher l’accès non autorisé aux fichiers par des personnes qui ne sont autorisées à accéder qu’à certaines parties du système.
Un SIA contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l’entreprise, mais aussi à ses employés et à ses clients. Ces données peuvent comprendre :
- Numéros de sécurité sociale
- Informations sur les salaires et le personnel
- Numéros de cartes de crédit
- Informations sur les clients
- Données financières des entreprises
- Informations financières des fournisseurs et vendeurs
Toutes les données d’un AIS doivent être cryptées et l’accès au système doit être enregistré et surveillé. L’activité du système doit également être traçable.
Un SIA a également besoin de contrôles internes qui le protègent contre les virus informatiques, les pirates et les autres menaces internes et externes à la sécurité du réseau. Il doit également être protégé contre les catastrophes naturelles et les surtensions qui peuvent provoquer des pertes de données.
Exemples concrets de systèmes d’information comptable
Un SIA bien conçu permet à une entreprise de fonctionner sans problème au quotidien, tandis qu’un SIA mal conçu peut entraver son fonctionnement. La troisième utilisation d’un SIA est que, lorsqu’une entreprise est en difficulté, les données de son SIA peuvent être utilisées pour découvrir ce qui a mal tourné. Les cas de WorldCom et de Lehman Brothers en sont deux exemples.
WorldCom
En 2002, les auditeurs internes de WorldCom, Eugene Morse et Cynthia Cooper, ont utilisé le SIA de la société pour découvrir près de 4 milliards de dollars d’allocations de dépenses et d’autres écritures comptables frauduleuses. Leur enquête a conduit à la démission du directeur financier Scott Sullivan, ainsi qu’à une nouvelle législation – la section 404 de la loi Sarbanes-Oxley, qui régit les contrôles et procédures financiers internes des entreprises.
Lehman Brothers
Lors de l’enquête sur les causes de l’effondrement de Lehman, un examen de son AIS et d’autres systèmes de données a été un élément clé, de même que la collecte et l’examen de documents, ainsi que des entretiens avec des témoins. La recherche des causes de la faillite de l’entreprise « a nécessité une enquête et un examen approfondis des systèmes d’exploitation, de commerce, d’évaluation, de finance, de comptabilité et d’autres données de Lehman », selon le rapport de l’examinateur de 2 200 pages en neuf volumes.
Les systèmes de Lehman fournissent un exemple de la manière dont un SIA ne devrait pas
être structuré. Le rapport de l’examinateur Anton R. Valukas déclare : « Au moment de son dépôt de bilan, Lehman entretenait un patchwork de plus de 2600 systèmes et applications logicielles… Beaucoup des systèmes de Lehman étaient obscurs, dépassés ou non standard ».
L’examinateur a décidé de concentrer ses efforts sur les 96 systèmes qui lui semblaient les plus pertinents. Cet examen a nécessité une formation, des études et des essais et erreurs, simplement pour apprendre à utiliser les systèmes.
Le rapport de Valukas a également noté que « les systèmes de Lehman étaient très interdépendants, mais leurs relations étaient difficiles à déchiffrer et mal documentées. Il a fallu un effort extraordinaire pour démêler ces systèmes afin d’obtenir les informations nécessaires ».
Les six composantes d’un SIA fonctionnent toutes ensemble pour aider les employés clés à collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et communiquer leurs données financières. Disposer d’un système d’information comptable bien développé, efficace et précis est un élément indispensable à la réussite d’une entreprise.